Uma das grandes demandas no trabalho com o coaching é atuar com a Gestão do Tempo dos coachees (clientes), o chamado Coaching de Agenda. É muito comum altos executivos não ter mais tempo para nada no cenário corporativo. Mesmo tendo uma secretária, que fica responsável por administrar seus compromissos, torna-se tarefa árdua buscar um espaço para uma reunião, e quando o encontra, ele se restringe a poucos minutos, que requer objetividade e clareza em sua utilização.
Brigar contra o tempo já não tem sido mais tarefa exclusiva dos altos executivos. Quantas pessoas que você conhece que não tem a habilidade de gerir seu próprio tempo em suas atividades de vida pessoal e profissional? Chegar atrasado ao trabalho, deixar o cliente esperando pelo início da reunião, não entregar os serviços dentro do prazo ou ter que ficar trabalhando um período extra por não dar conta de terminar todas as demandas no tempo hábil. Você já se deparou com alguma dessas situações? Parece inevitável não vivenciar um desses episódios, quando se aceita viver neste ambiente organizacional. Vivemos em uma época multitasking, onde todos são cobrados a fazer várias coisas ao mesmo tempo: atender um telefone, enviar um e-mail, entregar um relatório, falar com o chefe, atender o cliente, enviar um torpedo. Quem não tiver a competência de dominar estas tarefas simultaneamente, já ficam para trás no processo seletivo.
Então, como o Coaching pode me ajudar a ter uma melhor organização? A premissa inicial é que você passe pelo processo de conscientização de que só você é responsável pela mudança. Certamente você pode me responder que outras pessoas participam do seu dia e que você depende de alguns processos e pessoas para desenvolver suas atividades. Sim, também concordo que suas atividades se desenvolvem de forma interacionista, mas vamos tratar aqui o que só você pode fazer e se fizer bem feito você pode inclusive apresentar o seu diferencial competitivo. Assumindo a responsabilidade pela mudança e identificando as atividades que só você pode desenvolver, escolha o seu objetivo: para que você quer mudar? Qual o seu foco de mudança? O que precisa impactar? Quais os resultados esperados? Se posicione mentalmente em seu objetivo e estabeleça uma data específica para alcança-lo. Feito isso, busque evidências que comprovariam que seu objetivo foi alcançado. A próxima etapa é descrever suas atividades do dia, sua rotina. Você pode começar descrevendo com intervalo de uma hora, desde o momento que você acorda, até a hora de ir dormir. Após concluir o descritivo de sua agenda, vamos fazer o ABCDE. Ao lado de cada atividade, você vai colocar: A – Atividades que geram alto impacto, em relação ao seu objetivo; B – Atividades que geram médio impacto; C – Atividades que geram baixo impacto; D – As atividades que são delegáveis. A quem você pode delegar esta tarefa? Aqui inclui não só pessoas, mas você pode delegar suas atividades para sistemas operacionais (Google Agenda, por exemplo); E – Atividades que são elimináveis. Agora você pode riscar as atividades das categorias C; D e E. Quanto tempo livre você encontrou em seu dia? Agora você pode substituir esse tempo livre com atividades que gerem alto e médio impacto.
A princípio parece simples, mas desenvolvendo essas etapas você terá em mãos um planejamento estratégico para melhoria do seu tempo. Agora tudo dependerá de você! Agir com foco, disciplina e ação te ajudará a obter excelentes ganhos.
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Filipe Lopes
Executive Coaching
Psicólogo
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